TIETOSUOJA

Tervetuloa Intersolian tietosuojakäytäntöön

Tänä päivänä, 25. toukokuuta 2018, on laadittu seuraava käytäntö (”Henkilötietojen käytäntö”) Intersolia-konsernin, mukaan lukien Intersolia Ltd, osalta.

Tarkoitus

Me välitämme yksityisyydestäsi. Sinun tulisi tuntea olosi turvalliseksi ja suojatuksi, kun luotat meille henkilötietojesi kanssa. Siksi olemme luoneet tämän käytännön. Se perustuu voimassa olevaan henkilötietolainsäädäntöön ja selventää, miten työskentelemme suojellaksemme oikeuksiasi ja yksityisyyttäsi.

Henkilötiedot tarkoittavat kaikenlaista tietoa, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti liittää elävään todelliseen henkilöön (”Henkilötiedot”).

Tämän käytännön tarkoituksena on, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi, mihin käytämme niitä, kuka voi käyttää niitä, millaisissa olosuhteissa ja mitkä oikeutesi ovat.

Jos sinulla on kysymys, johon ei vastata täällä, ota meihin yhteyttä. Löydät tiedot siitä, miten voit ottaa meihin yhteyttä, ”Yhteystiedot” -kohdasta alla.

Tausta

Käsittelemme pääasiassa henkilötietojasi täyttääksemme velvollisuutemme sinua kohtaan. Emme käsittele enempää henkilötietoja kuin on tarpeen näiden tarkoitusten täyttämiseksi (tietoja siitä, mitä tarkoituksia varten käsittelemme henkilötietoja, löytyy osiosta ”Mihin käytämme henkilötietoja” alla), ja pyrimme aina käyttämään vähiten arkaluonteisia henkilötietoja.

Tarvitsemme myös henkilötietojasi tarjotaksemme hyvää palvelua, esimerkiksi markkinointiin, seurantaan ja tiedottamiseen. Saatamme myös tarvita henkilötietojasi täyttääksemme lainsäädännön ja suorittaaksemme asiakas- ja markkina-analyysejä.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun keräämme ensimmäistä kertaa henkilötietoja sinusta, saat niistä lisätietoja ja ohjeet oikeuksiesi käyttämiseen.

Ohjeet

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja vain, kun meillä on siihen oikeudelliset perusteet. Emme käsittele henkilötietoja muissa tapauksissa kuin silloin, kun se on tarpeen sopimuksellisten ja/tai lainsäädännöllisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, ellemme ole saaneet suostumustasi. Seuraavassa on esimerkkejä käsittelemistämme henkilötiedoista:
• Nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Faksinumero
• Syntymäaika
• Titteli
• Käyttäjänimi
• Itse syöttämäsi ja vapaaehtoisesti antamasi tiedot
• Itse julkaisemasi sisältö, käyttäjien luoma sisältö

Tietyt tiedot voidaan noutaa automaattisesti, kuten tietoja käytöstäsi järjestelmissämme, tuotteissamme ja palveluissamme, sijaintitietoja, tietoja verkko- ja laite suorituskyvystä, kieltä ja tunnistustietoja sekä käyttöjärjestelmätietoja. Käytämme evästeitä ja vastaavaa teknologiaa näiden tietojen keräämiseen. Lisätietoja evästeiden käytöstä on saatavilla osiosta ”Evästeet”.

Arkaluonteiset henkilötiedot

Arkaluonteiset henkilötiedot ovat tietoja, jotka paljastavat ihonväriä tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset uskomukset, ammattiliiton jäsenyyden sekä henkilötiedot, jotka liittyvät terveyteen tai seksuaalielämään (jäljempänä ”Arkaluonteiset henkilötiedot”). Terveystietoihin voi kuulua esimerkiksi sairausloma, raskaus ja lääkärin käynnit.

Sen mukaan, mitä tietoja päätät jakaa kanssamme, voimme käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.

Miten saamme pääsyn henkilötietoihin?

Suurin osa käsittelemistämme henkilötiedoista perustuu sopimukseen ja/tai lakisääteisiin velvoitteisiin. Tapauksissa, joissa tarvitsemme suostumuksesi, pyrimme mahdollisimman paljon hankkimaan sen ennen henkilötietojesi käsittelyn aloittamista. Teemme tämän antamalla sinulle mahdollisuuden täyttää erityisiä suostumuslausekkeita tapauksissa, joissa käsittely edellyttää suostumusta.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Emme silloin enää käsittele suostumuksesi piiriin kuuluvia henkilötietoja emmekä kerää uusia henkilötietoja, edellyttäen, että se ei ole välttämätöntä lakisääteisten tai sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi. Muista, että suostumuksen peruuttaminen saattaa tarkoittaa, että emme voi täyttää velvoitteitamme sinua kohtaan.

Meillä on myös pääsy henkilötietoihisi seuraavilla tavoilla:

  • Tiedot, jotka annat meille suoraan
  • Tiedot, jotka rekisteröidään, kun vierailet verkkosivustollamme
  • Tiedot, jotka saamme julkisista rekistereistä
  • Tiedot, jotka saamme, kun palkkaat yhden kollegoistamme
  • Tiedot, jotka saamme, kun tilaat kurssejamme tai seminaarejamme
  • Tiedot, jotka saamme, kun tilaat uutiskirjeitä ja muita postituksia
  • Tiedot, jotka saamme, kun vastaat kyselyihin ja tutkimuksiin
  • Tiedot, jotka saamme, kun otat meihin yhteyttä, haet työpaikkaa meiltä, vierailet meillä tai otat meihin yhteyttä jollakin muulla tavalla

Mihin käytämme henkilötietoja?

Käsittelemme keräämiämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. Kommunikointi kanssasi: Käytämme henkilötietoja kommunikoidaksemme kanssasi.

2. Järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen: Käytämme henkilötietoja toimittaaksemme järjestelmämme, tuotteemme ja palvelumme sekä varmistaaksemme niiden toimivuuden.

3. Käyttösi analysointi: Käytämme henkilötietoja analysoimaan käyttöäsi järjestelmissämme, tuotteissamme ja palveluissamme sekä parantaaksemme järjestelmiämme ja kehittääksemme uusia tuotteita ja palveluita.

4. Tilisi ja käyttösi hallinta: Käytämme henkilötietoja tilisi ja käyttösi hallintaan järjestelmissämme, tuotteissamme ja palveluissamme sekä kommunikoidaksemme kanssasi esimerkiksi ilmoitusten, sähköpostin ja muiden viestintävälineiden avulla.

5. Ilmoitukset järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme päivityksistä: Käytämme henkilötietoja ilmoittaaksemme sinulle päivityksistä järjestelmissämme, tuotteissamme ja palveluissamme.

6. Markkinointi: Käytämme henkilötietoja markkinoidaksemme järjestelmiämme, tuotteitamme ja palveluitamme, mukaan lukien järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme ominaisuudet ja sisältö.

7. Muu ilmoitettu henkilötietojen käsittely: Käytämme henkilötietoja muissa tarkoituksissa, jotka on mainittu Henkilötietojen käsittelykäytännössä.

Henkilötiedot, jotka käsitellään järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme markkinointitarkoituksessa, mukaan lukien järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme ominaisuudet ja sisältö, käsitellään perustuen oikeutettuun etuumme markkinoida toimintaamme ja järjestelmiämme, tuotteitamme ja palveluitamme, mukaan lukien järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme ominaisuudet ja sisältö.

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin käytät järjestelmiämme, tuotteitamme ja palveluitamme ja 12 kuukautta sen jälkeen, kun olet lopettanut niiden käytön. Jos pyydät sitä, poistamme henkilötietosi pysyvästi. Ruotsin lainsäädännön mukaan meidän on säilytettävä tiettyjä henkilötietoja pidempään kuin 12 kuukautta.

Jos emme voi käsitellä henkilötietojasi, emme voi tarjota sinulle järjestelmiämme, tuotteitamme ja palveluitamme. Yksityisyytesi on meille erittäin tärkeää, ja käsittelemme meille antamiasi henkilötietoja suurella huolella noudattaen ”parhaita käytäntöjä”, Henkilötietojen käsittelykäytäntöä ja soveltuvaa lainsäädäntöä ja määräyksiä. Ilman suostumustasi emme luovuta henkilötietojasi kenellekään muulle kuin mitä on mainittu Henkilötietojen käsittelykäytännössä.

Mitä tietoja annamme sinulle?

Kun keräämme henkilötietojasi ensimmäistä kertaa, kerromme sinulle, miten olemme saaneet henkilötietosi, mihin käytämme niitä, mitä oikeuksia sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen alaisuudessa ja miten voit käyttää näitä oikeuksia. Sinulle ilmoitetaan myös, kuka on vastuussa henkilötietojen käsittelystä ja miten voit ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on kysymyksiä tai tarvitset lähettääksesi pyynnön tai tiedustelun, joka koskee tietojasi ja/tai oikeuksiasi.

Onko henkilötietojasi käsitelty turvallisella tavalla?

Noudatamme rutiineja ja työprosesseja, jotta henkilötietojasi käsitellään turvallisella tavalla. Lähtökohtana on, että vain työtehtäviensä suorittamiseksi henkilötietoja tarvitsevat työntekijät ja muut organisaation henkilöt voivat niihin päästä käsiksi.

Herkillä henkilötiedoilla on erityiset valtuutustarkistukset, mikä lisää suojaa henkilötiedoillesi.
Turvajärjestelmämme on kehitetty painottaen yksityisyyttäsi ja se suojaa korkealla tasolla hakkeroinnilta, häiriöiltä ja muilta muutoksilta, jotka voisivat vaarantaa yksityisyytesi.

Otamme käyttöön kaikki tarvittavat tekniset ja organisatoriset turvatoimet henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muutoksilta tai häiriöiltä. On kuitenkin aina riski siirtää henkilötietoja digitaalisissa kanavissa, koska teknologisia järjestelmiä ei voida täysin suojata hakkeroinnilta. Emme siirrä henkilötietoja muissa tapauksissa kuin ne, jotka on nimenomaisesti mainittu tässä politiikassa.

Milloin luovutamme henkilötietojasi?

Yli sen, mitä on mainittu Henkilötietojen käsittelykäytännössä, emme jaa meille toimittamiasi henkilötietoja kolmansien osapuolten kanssa.

Emme jaa meille toimittamiasi henkilötietoja kolmansille osapuolille muuten kuin (i) kun sinun ja meidän välillä on erityinen sopimus, (ii) kun on tarpeen puolustaa oikeuksiasi, (iii) jos se johtuu laillisesta velvoitteesta, viranomaisen päätöksestä tai tuomioistuimen päätöksestä tai (iv) jos nimeämme riippumattoman toimittajan palveluille, jotka liittyvät järjestelmiimme, tuotteisiimme ja palveluihimme tai markkinointitarkoituksiin. Nämä toimittajat voivat käsitellä henkilötietoja ja tarvita rajoitettua pääsyä henkilötietoihin, jotka on kerätty järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme kautta. Pyrimme aina rajoittamaan tällaista pääsyä henkilötietoihin ja jakamaan vain sen tiedon, joka on tarpeen toimittajien työn suorittamiseksi ja palveluidensa tarjoamiseksi. Vaadimme myös, että nämä toimittajat (i) suojaavat henkilötietojasi Henkilötietojen käsittelykäytännön mukaisesti ja (ii) eivät käytä tai paljasta henkilötietojasi millään muulla tavalla kuin sovittujen tuotteiden tai palveluiden tarjoamiseksi meille.

Jos pyydät sitä, poistamme pysyvästi henkilötietosi, jotka on käsitelty tarkoituksena markkinoida järjestelmiämme, tuotteitamme ja palveluitamme, mukaan lukien järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme toiminnot ja sisällöt. Voimme siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan (maahan, joka ei ole EU/Eta-alueella). Tapauksissa, joissa valitsemme käyttää toimittajia EU/Eta-alueen ulkopuolella, kuten esimerkiksi pilvipalveluntarjoajia tai alihankkijoita, jotka tarjoavat tukipalveluita, ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin oikeudellisiin, teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja asianmukaisella turvallisuustasolla.

Henkilötietojen poistaminen

Henkilötietojasi ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen kannalta, ja muuten poistamme henkilötiedot tavalla, joka noudattaa sovellettavaa lainsäädäntöä.

Oikeus pyytää tietoja

Kerran vuodessa sinulla on oikeus pyytää maksutta tietoa siitä, mitä henkilötietoja me käsittelemme sinusta, ja myös saada mahdolliset virheelliset tiedot korjattua. Jos haluat tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi, voit lähettää meille kirjallisen ja allekirjoitetun pyynnön (katso ”Yhteystiedot” -osio alla).

Linkit

Digitaaliset kanavamme voivat sisältää linkkejä muihin yritysten tarjoamiin verkkosivustoihin. Tämä henkilötietojen käsittelykäytäntö ei koske näitä verkkosivustoja. Siksi sinun tulisi tarkistaa jokaisen verkkosivuston henkilötietojen käsittelykäytäntö ennen henkilötietojen toimittamista.

Evästeet

Keräämme tietoa teknologian avulla, kuten evästeiden, beaconien ja paikallisen tallennustilan (esimerkiksi selaimessasi tai laitteessasi). Henkilötietojen käsittelykäytännössä käytämme termiä ”evästeet” kaikelle teknologialle, mukaan lukien tiedot ja tekstikappaleet, jotka tallennamme verkkoselaimeesi tai laitteeseesi.

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tietokoneellesi, puhelimeesi tai muuhun laitteeseesi, kun vierailet verkkosivustolla. Evästeet voivat esimerkiksi auttaa meitä tunnistamaan sinut seuraavan kerran, kun vierailet verkkosivustollamme, mutta ne mahdollistavat myös turvallisemman ja luotettavamman palvelun tarjoamisen.

Käytämme toiminnallisia evästeitä hallitaksemme tiettyjä toimintoja järjestelmissämme, tuotteissamme ja palveluissamme, jotta valintasi ja asetuksesi muistetaan, kun käytät järjestelmiämme, tuotteitamme ja/tai palveluitamme uudelleen. Järjestelmiemme, tuotteidemme ja palveluidemme ylläpitämiseksi ja parantamiseksi käytämme evästeitä analysointiin, palveluidemme kysynnän ja käytön mittaamiseen sekä niiden toiminnan arvioimiseen käytettäessä.

Useimmat verkkoselaimet antavat sinulle mahdollisuuden valita, miten hallita evästeitä. Voit asettaa verkkoselaimen kieltäytymään hyväksymästä evästeitä tai poistamaan tietyt evästeet.
Jos valitset estää evästeet, järjestelmiemme, tuotteidemme ja/tai palveluidemme osa toiminnallisuudesta heikkenee tai katoaa.

Turvallisuus

Käytämme kaikkia tarvittavia teknisiä ja organisatorisia turvallisuustoimenpiteitä suojataksemme henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, muutoksilta tai häirinnältä. On kuitenkin aina riski lähettää henkilötietoja digitaalisten kanavien kautta, koska teknologisia järjestelmiä ei voida täysin estää hakkeroinnilta.

Vastuu

Intersolia Ltd on henkilötietojen rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että olemme vastuussa siitä, miten henkilötietojasi käsitellään ja että oikeutesi säilyvät.

Henkilötietotapahtuma

Jos henkilötietoihin liittyvää tietoturvaloukkausta tapahtuu, kuten tietokonehakkerointi tai henkilötietojen tahaton menetys, meidän on dokumentoitava tietoturvaloukkaus ja ilmoitettava siitä valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Meidän on mahdollisesti myös ilmoitettava sinulle, esimerkiksi jos on olemassa identiteettivarkauden tai petoksen riski.

Muutos henkilötietojen käsittelykäytännössä

Mikäli meidän on tehtävä muutoksia henkilötietojen käsittelykäytäntöön, tiedotamme sinulle siitä ja kerromme uusien ehtojen sisällöstä, joihin pyydämme hyväksyntääsi.

Kelvottomat määräykset

Jos toimivaltainen tuomioistuin katsoo jonkin henkilötietojen käsittelykäytännön määräyksen kelvottomaksi, tämä johtaa kyseisen määräyksen kohtuulliseen muokkaamiseen. Muut määräykset pysyvät täydessä voimassa ja tehokkaassa vaikutuksessa.

Sovellettava laki

Henkilötietojen käsittelykäytäntöä hallitsee ja tulkitaan suomalaisen lain mukaisesti, ilman lakien konfliktisääntöjen soveltamista.
Henkilötietojen käsittelykäytäntöön liittyvät riidat tai vaatimukset, tai näiden ehtojen rikkominen, päättäminen tai kelvottomuus on lopullisesti ratkaistava englantilaisten tuomioistuinten toimesta.

Valvontaviranomainen

Lisätietoja voimassa olevasta lainsäädännöstä, vastuustamme henkilötietojen käsittelyssä ja oikeuksistasi rekisteröitynä löydät valvontaviranomaisen verkkosivustolta.

Yhteystiedot

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelykäytännöstä tai muita kysymyksiä liittyen käsittelyymme, ota yhteyttä meihin osoitteeseen:

Intersolia Ltd, org.no. 5114737
76 King Street
Manchester
M2 4NH
gdpr@intersolia.com