Sicherheitsdatenblätter (SDBs) sind ein zentraler Bestandteil des Chemikalienmanagements und müssen stets aktuell und korrekt gepflegt werden – nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern vor allem zum Schutz von Mitarbeitenden und Umwelt. Dennoch setzen viele Unternehmen noch immer auf manuelle oder nur teilweise digitalisierte Prozesse bei der Erstellung und Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern. Das führt häufig zu ineffizienten Abläufen, erhöhtem Fehlerrisiko und einem unnötig hohen Zeitaufwand.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung der SDB-Erstellung mit einem geeigneten Software-Tool lassen sich Arbeitsaufwände reduzieren, die Datenqualität verbessern und die volle Kontrolle über Ihre Sicherheitsdatenblätter sicherstellen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen fünf typische Herausforderungen bei der Erstellung von SDB – und wie ein digitales Tool Ihnen hilft, diese nachhaltig zu lösen.
1. Manuelle Arbeit ist zeitaufwendig und erhöht das Fehlerrisiko
Die manuelle Erstellung von Sicherheitsdokumenten ist ein zeitintensiver und komplexer Prozess. Jedes Mal, wenn sich ein Produkt ändert oder ein neues Datenblatt benötigt wird, müssen Daten aus verschiedenen Quellen händisch zusammengetragen und eingegeben werden. Dabei entstehen nicht nur hohe Aufwände, sondern auch ein erhebliches Fehlerpotenzial. Ein einziger Fehler kann dazu führen, dass ein Sicherheitsdatenblatt ungültig ist und neu erstellt werden muss – mit entsprechenden Verzögerungen und Mehrarbeit.
Darüber hinaus entwickelt sich gesetzlichen Vorschriften sich ständig weiter. Unternehmen müssen selbst dafür sorgen, dass ihre SDBs regelmäßig aktualisiert werden, um veraltete Informationen und Compliance-Verstöße zu vermeiden.
Die Vorteile eines digitalen Tools:
- Automatische Einstufung – Mit einem digitalen Tool erfolgt die Einstufung automatisiert, was bedeutet, dass das System selbst die Eigenschaften des Produkts analysiert und es gemäß den geltenden Vorschriften, wie z. B. nach CLP-Verordnung, klassifiziert.
- Intelligente Phrasenbibliothek – Mit unserem Tool iPublisher nutzen Sie ein intelligentes Phrasenbibliothek-System. Standardformulierungen (z. B. EuPhraC) können wiederverwendet oder eigene Bibliotheken integriert werden – das spart Zeit und erhöht die Konsistenz.
- Vorausgefüllte Transportklassifizierung – Durch die Eingabe der UN-Nummer wird die Transportklassifizierung (ADR/RID/ADN) automatisch ergänzt – für maximale Rechtssicherheit.
Mit einer digitalen Lösung minimieren Sie manuelle Arbeit und stellen sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen zur Verfügung haben, wenn Sie SDB-Dokumente erstellen!
2. Übersetzungen und internationale Anforderungen – teuer und fehleranfällig
Unternehmen, die international tätig sind, müssen Sicherheitsdatenblätter für verschiedene Länder und Sprachen bereitstellen – unter Berücksichtigung der jeweiligen nationalen Vorschriften. Eine manuelle Übersetzung ist nicht nur kostenintensiv, sondern erhöht auch das Risiko von inkorrekten Formulierungen und rechtlichen Problemen. Fachlich korrekte Übersetzungen durch externe Dienstleister sind oft schwer zu finden.
Die Vorteile eines digitalen Tools:
- Automatische Übersetzungen – Mit iPublisher können Sie SDBs mit nur wenigen Klicks in bis zu 46 Sprachen veröffentlichen und Geld für teure Übersetzungsdienste sparen!
- Länderspezifische Anpassungen – Eine digitale Lösung stellt außerdem sicher, dass jedes Sicherheitsdatenblatt den nationalen Anforderungen gemäß REACH und CLP entspricht, sodass Sie sich keine Sorgen um falsche oder unvollständige Gefahrstoffdokumentationen machen müssen.
- Standardisierte Textbausteine – Durch die Verwendung bereits genehmigter Formulierungen und Phrasen vermeiden Sie Übersetzungsfehler und stellen die fachliche Qualität sicher. Sie können von unseren Experten entwickelte Phrasen verwenden oder Ihre eigenen Phrasen hinzufügen.
Durch die Automatisierung von Übersetzungen und rechtlichen Anpassungen müssen Sie sich bei der Erstellung von SDBs keine Gedanken über Sprachbarrieren oder teure Übersetzungsdienste machen.
iPublisher
Sicherheitsdatenblätter schnell und einfach erstellen
Mit iPublisher erstellen, veröffentlichen und verteilen Sie Sicherheitsdatenblätter effizient – dabei behalten Sie volle Kontrolle und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
3. Die Verteilung von SDBs ist aufwendig und fehleranfällig
Nach der Erstellung oder Aktualisierung eines SDB ist es erforderlich, dieses an Kunden, Behörden und interne Abteilungen zu verteilen. Die manuelle Verteilung kann dazu führen, dass die falsche Version versendet wird. Dies verursacht unnötigen Verwaltungsaufwand, da E-Mails oder Papierkopien manuell bearbeitet werden müssen. Außerdem fehlt oft die Übersicht: Wer hat welche Version erhalten? Wurde das aktuelle Dokument verschickt? Es steigt der Verwaltungsaufwand – und das Risiko, falsche oder veraltete Sicherheitsdatenblätter zu versenden.
Die Vorteile eines digitalen Tools:
- Automatisierte Verteilung – Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit das aktuelle SDB erhalten – automatisch.
- Integration mit ERP-Systemen – iPublisher lässt sich in bestehende Systeme integrieren, z. B. für den automatisierten Versand bei der Auftragsbearbeitung.
- Lückenlose Nachverfolgung – Sie können genau sehen, wer wann welches SDB erhalten hat.
Eine automatisierte Verteilung optimiert die Verteilung Ihrer Datenblätter und stellt sicher, dass alle Beteiligten stets Zugriff auf die aktuellen Informationen haben.
4. Die Regelkonformität ist schwer sicherzustellen
Die Gesetzgebung im Chemikalienbereich ist dynamisch und Richtlinien ändern sich regelmäßig. Unternehmen, die ihre Sicherheitsdatenblätter nicht regelmäßig aktualisieren, riskieren Bußgelder, Verkaufsverbote oder sogar Haftungsansprüche. Besonders bei neuen Produkten ist der Aufwand hoch – gerade ohne spezialisiertes Fachwissen.
Die Vorteile eines digitalen Tools:
- Automatische Aktualisierungen nach Gesetzesänderungen – Ein digitales Tool erkennt relevante Gesetzesänderungen und passt SDBs automatisch an neue REACH- oder CLP-Vorgaben an.
- Integrierte Stoffdatenbank – Nutzen Sie die ECHA-Datenbank oder eigene Quellen, um die Datenqualität zu sichern.
- Regulatorische Anpassungen je Land – Ein digitales Tool stellt sicher, dass jedes SDB an die geltenden nationalen Anforderungen angepasst wird, so dass Sie sich nicht selbst darum kümmern müssen!
Mit einem digitalen System können Sie sich bei der Erstellung von Sicherheitsdatenblättern stets darauf verlassen, dass Sie die aktuellen regulatorischen Anforderungen einhalten.
5. Flexibilität und Skalierbarkeit: Zukunftssichere SDB-Verwaltung
Wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich Ihr Produktportfolio erweitert, stoßen manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen. In der Praxis zeigt sich häufig: Je mehr Produkte verwaltet werden müssen, desto dringlicher wird der Bedarf nach einer skalierbaren und flexiblen Lösung. Auch die standortübergreifende Zusammenarbeit erfordert digitale Systeme, die ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Ohne eine Anbindung an ERP- oder Produktdatenbanken wird die Erstellung und Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern zunehmend komplex und fehleranfällig.
Die Vorteile eines digitalen Tools:
- Cloudbasierte Plattform – Eine cloudbasierte Lösung ermöglicht die Arbeit mit Ihrem SDB von jedem Ort aus – ohne Installation.
- Skalierbare Lösung – Ob zehn oder tausend Sicherheitsdatenblätter – ein digitales Tool wächst mit Ihren Anforderungen und bleibt performant.
- Integration in Ihre bestehende Systeme – Tools wie iPublisher lassen sich mit bestehende ERP- Systeme verknüpfen. Das bedeutet: Datenflüsse bleiben automatisiert und konsistent.
Mit einer modernen, skalierbaren und flexiblen Lösung umgehen Sie technologische Einschränkungen und können das System problemlos an die Entwicklung des Unternehmens anpassen.
Fazit
Das manuelle Erstellen und Verwalten von Sicherheitsdatenblättern ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch riskant. Mit einer digitalen Lösung wie iPublisher profitieren von:
- Automatisierten Prozessen und weniger Fehlern.
- Mehrsprachigkeit und internationaler Rechtssicherheit.
- Effizienter Verteilung und vollständiger Nachverfolgbarkeit.
- Gesetzeskonformität durch automatisierte Updates bei gesetzlichen Änderungen.
- Skalierbaren und flexiblen Lösungen mit Systemintegration und Cloudzugriff.
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