Säkerhetsdatablad (SDB) är en avgörande del av kemikaliehantering och måste uppdateras och hanteras korrekt för att säkerställa både säkerhet och regelefterlevnad. Trots detta använder många företag fortfarande manuella eller delvis digitala metoder för att skapa säkerhetsdatablad, vilket leder till ineffektivitet, risk för fel och onödigt tidskrävande arbete.
Genom att digitalisera och automatisera processen med ett digitalt verktyg kan ni minska arbetsbördan, förbättra noggrannheten och säkerställa att ni alltid har kontroll över era SDB. I denna artikel går vi igenom fem vanliga problem när det kommer till att skapa säkerhetsdatablad och hur ett digitalt verktyg kan lösa dem.
1. Manuellt arbete tar tid och ökar risken för fel
Att skapa säkerhetsdatablad manuellt är en tidskrävande och komplex process. Information måste fyllas i för hand varje gång en produkt ändras eller ett nytt SDB ska tas fram. För att säkerställa att all information är korrekt krävs data från flera olika källor, vilket gör arbetet både resurskrävande och sårbart för misstag. Ett enda fel kan leda till att ett SDB blir ogiltigt och måste göras om, vilket skapar onödiga förseningar och extra arbete.
Dessutom förändras regelverken kontinuerligt, vilket innebär att företag själva måste hålla sig uppdaterade och manuellt justera sina säkerhetsdatablad för att undvika föråldrad information och eventuella brister i regelefterlevnaden.
Fördelen med ett digitalt verktyg:
- Automatiska beräkningar – Med ett digitalt verktyg automatiseras beräkningarna, vilket innebär att systemet själv analyserar produktens egenskaper och klassificerar den enligt gällande regelverk, såsom CLP.
- Smart frasbibliotek – Vårt verktyg iPublisher har ett smart frasbibliotek, vilket gör det möjligt att återanvända befintliga, godkända fraser istället för att skriva nya varje gång. Detta både sparar tid och minskar risken för inkonsekvenser. Ni kan välja att använda EuPhraC eller importera era egna frasbibliotek för att anpassa systemet efter era behov.
- Förifylld transportklassificering– Med ett digitalt verktyg får ni ofta automatiskt förifylld information för ADR/RID/ADN genom att ange ett UN-nummer, vilket säkerställer att transportklassificeringen alltid är korrekt.
Med en digital lösning minimerar ni manuellt arbete och säkerställer att ni har all information ni behöver när ni ska skapa säkerhetsdatablad!
Utbildning
Säkerhetsdatablad och märkning
Har du fått uppgiften att skapa säkerhetsdatablad på ditt företag? Denna utbildning går igenom relevant lagstiftning och hur ett säkerhetsdatablad byggs upp. Vi tittar även på vanliga fel i säkerhetsdatablad så du kan undvika att göra dem.
2. Översättning och hantering av flera marknader är komplicerat och kostsamt
Om ert företag exporterar produkter eller har kunder i olika länder måste ni skapa säkerhetsdatablad för varje marknad. Säkerhetsdatabladen ska finnas tillgängliga på rätt språk och följa lokala lagkrav. Att översätta och anpassa varje SDB manuellt kan skapa bristande konsekvens mellan olika versioner. Höga kostnader för översättningstjänster tillkommer också, samtidigt som det finns risk för felaktiga översättningar som kan leda till juridiska problem. Om ni anlitar översättare kan det vara svårt att hitta personer som är insatta i branschen och kan det korrekta språket och termerna.
Fördelen med ett digitalt verktyg:
- Automatiska översättningar – Med ett digitalt verktyg kan du få automatiska översättningar när du ska skapa säkerhetsdatablad på ditt eget språk. Med iPublisher kan du publicera SDB på upp till 46 språk med några få klick och spara pengar på dyra översättningstjänster!
- Landspecifika anpassningar – Ett digitalt system säkerställer även att varje skapat säkerhetsdatablad uppfyller nationella krav enligt REACH och CLP, så du behöver aldrig vara orolig för felaktiga eller bristfälliga säkerhetsdatablad.
- Standardiserade frasbibliotek – Genom att använda redan godkända fraser, minskar risken för översättningsfel. Du kan använda fraser framtagna av våra experter, eller lägga till egna fraser.
Genom att automatisera översättningar och laganpassningar slipper ni oroa er för språkbarriärer eller dyra översättningstjänster när ni ska skapa säkerhetsdatablad.
iPublisher
Snabb och enkel framtagning av säkerhetsdatablad
iPublisher är vårt heltäckande system där ni kan skapa, publicera och distribuera säkerhetsdatblad. Systemet ger er fullständig kontroll och komplett regelefterlevnad.
3. Distribution av SDB är krångligt och tidskrävande
När du ska skapa ett nytt säkerhetsdatablad eller uppdatera ett befintligt SDB måste det distribueras till kunder, myndigheter och interna intressenter. Vid manuell hantering kan detta innebära att fel version skickas ut. Det innebär även onödig administration där e-post eller papperskopior måste hanteras manuellt. Du får heller ingen tydlig överblick över vilka som har fått uppdaterad information, och riskerar att göra dubbelarbete.
Fördelen med ett digitalt verktyg:
- Automatiserad distribution – Skicka rätt säkerhetsdatablad till rätt kund vid rätt tidpunkt. Med ett digitalt verktyg minimerar du den manuella hanteringen.
- ERP-integration – Koppla verktyget, exempelvis iPublisher, till ert affärssystem och automatisera utskick vid orderhantering.
- Fullständig loggning – Se exakt vilka mottagare som fått ett SDB och när och undvik dubbelarbete.
Med en digital lösning slipper ni manuell hantering och kan säkerställa att kunderna alltid har den senaste versionen av rätt SDB.
4. Regelefterlevnad är svårt att hålla koll på
Kemikalielagstiftningen förändras ständigt, och företag som inte håller sina säkerhetsdatablad uppdaterade kan riskera både böter och sanktioner från tillsynsmyndigheter. Detta kan leda till försäljningsförbud på viktiga marknader och bristande säkerhet för både anställda och kunder. Det samma gäller när ni ska skapa säkerhetsdatablad från grunden.
Fördelen med ett digitalt verktyg:
- Automatiska uppdateringar efter lagändringar – Ett digitalt verktyg hjälper er att hålla koll på nya regler och säkerställer att era SDB alltid följer REACH, CLP och andra lagar.
- Integrerad ämnesdatabas – Genom systemet kan ni använda ECHAs harmoniserade databas eller importera er egen för att säkerställa att rätt information används.
- Regelverksspecifika anpassningar – Ett digitalt verktyg ser till att varje SDB är anpassat efter gällande nationella krav, så ni slipper tänka på det själva!
Med ett digitalt system kan ni alltid känna er trygga med att ni följer aktuella lagkrav och standarder när ni ska skapa säkerhetsdatablad.
5. SDB-hanteringen måste vara flexibel och framtidssäker
Det kan vara svårt att anpassa sin process och hantering av att skapa säkerhetsdatablad när företaget växer eller expanderar till nya marknader. Många företag stöter på behov av mer skalbara lösningar när produktportföljen växer. Ett växande företag kan även leda till svårigheter att arbeta med SDB på distans. Manuellt arbete innebär även bristande integration med andra system, som ERP eller produktdatabaser.
Fördelen med ett digitalt verktyg:
- Molnbaserad plattform – Arbeta med era SDB var ni än befinner er, utan att behöva installera något.
- Skalbar lösning – Hantera hundratals eller tusentals produkter och anpassa efter företagets behov.
- Integration med era befintliga system – Vissa digitala verktyg, exempelvis iPublisher, erbjuder en möjlighet att koppla samman verktyget med ert affärssystem eller produktdatabas för en smidig arbetsprocess.
Med en modern och flexibel digital lösning slipper ni teknikbegränsningar och kan enkelt anpassa systemet efter företagets utveckling.
Sammanfattning
Att skapa säkerhetsdatablad manuellt är både tidskrävande och riskfyllt. Med en digital lösning som iPublisher kan ni:
- Minska manuellt arbete och undvika fel.
- Hantera översättningar och internationella krav smidigt.
- Publicera och distribuera SDB effektivt.
- Säkerställa regelefterlevnad utan extra administration.
- Få en flexibel och framtidssäker lösning.
💡 Vill ni se hur det fungerar i praktiken?
Boka en demo av iPublisher idag och ta kontroll över era säkerhetsdatablad!
